How OSM Thome builds the shore team behind its crews amid a 39,100-officer shortfall

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Posted on Nov 7, 2026 in blog | 0 comments

A single missed renewal date in a crewing office can lead to a detention and a six-figure bill. At Crew Connect Global in Manila, OSM Thome’s Mary Joy Dela Cruz set out the four routines the company uses to build the people, processes and successors ashore.

Ship managers know how to build a pipeline at sea. Cadets become officers, officers become masters and chief engineers, and training is built around that path. At Seatrade Maritime Crew Connect Global, held at Shangri-La The Fort in Manila, Mary Joy C. Dela Cruz, Deputy Managing Director at OSM Thome, asked the audience to apply the same discipline to the people who run crewing from the office.

She began with the scale of the industry. About 2.5 million seafarers serve on more than 85,100 vessels worldwide, and BIMCO estimates a shortfall of about 39,100 certified officers. Most of these seafarers come from the Philippines, and Filipino seafarers send home more than US$7 billion. A shore team recruits, certifies, schedules and supports every one of them.

Where the problem starts

She described a detention most managers will recognise. Port state control boards a vessel and within an hour finds an officer whose endorsement expired two weeks earlier. The ship is held. The error happened months before, when someone in the office missed a renewal date.

“One detention could easily become a six figure bill,” she said. “And most of these things could be avoided or prevented.”

The lesson for operations heads is that this kind of detention is a failure ashore that gets recorded against the ship. Certificate tracking, crew planning and document control all sit with office staff. How capable those teams are, and how well staffed, decides what happens at the gangway.

Dela Cruz leads human resources and support services. In her experience, the hardest person to hire is not the chief engineer. It is the person who leads the team that recruits and supports the chief engineer. She cited a 2025 Faststream survey in which only 70% of respondents believed their company had an active and clear succession plan, while 9% of senior executives plan to retire next year. Companies tend to fill senior shore roles with former captains and chief engineers, the same people the fleet is short of.

“If we wait until the chair is empty, we lose,” she said.

The OSM Thome model

The company works from four building blocks. Each one comes with a routine other managers can copy.

Build the right team. OSM Thome reviews team composition every year as part of annual planning. When a leadership vacancy opens, the company asks what capability the role needs and whether maritime experience is essential. “What could someone from aviation teach us about safety and operational discipline?” she asked. “Diversity is not a slogan for us. It is aligned in our annual plan.”

Build the person. Each year the learning calendar is mapped against a framework that covers the whole person. In the Philippines, where a 13th-month bonus is common, staff attend financial sessions before the November payout. Topics for the “What’s Up” health talks come from the findings of the annual health check. “Develop the professional, but don’t forget the person,” she said. The same logic holds at sea, she added, because a strong chief engineer cannot be deployed without health clearance.

Build the way we work. Staff are told they have two jobs: “Do our job and improve our job.” The rule is to simplify a process before buying software for it. “We fix the process first and let technology make it run faster,” she said. Four programmes support this:

  • Process Excellence for leaders
  • Process Excellence 101 for all staff
  • Kaizen Exhibitions, where teams compete with improvement projects
  • Leadership Gemba visits to the places where the work is done

One winning Kaizen project cut the number of forms seafarers fill out from 15 to five.

Build the next generation. Dela Cruz cited DDI’s Global Leadership Forecast, which found that 40% of highly stressed leaders will leave their posts to protect their wellbeing. “You lose the leader, you risk the team,” she said. OSM Thome uses two tools. A nine-box grid plots staff by performance and potential. A succession template names a short list of critical roles, the candidates for each and how ready they are.

Her own career is the working example. Dela Cruz has been confirmed to take on the country leadership role as managing director early next year. Before that she spent years in different roles, with senior leaders who kept putting her name forward. “We just have been so intentional in growing leaders from within,” she said. “Succession is not replacement planning. It is leadership continuity.”

Lessons for ship managers

None of these tools are new, as she said herself. What sets the approach apart is that each one is fixed to a point in the yearly calendar, so it happens as routine rather than in response to a crisis.

She left managers with four actions:

  • Review how diverse the shore organisation is.
  • Check whether knowledge is concentrated in a few individuals.
  • Ask what capability the next vacancy really needs.
  • Make one thing simpler before the year ends.

Taken together, the detention scenario and the Kaizen result make a practical case. Cutting seafarer paperwork by two-thirds took a modest office project, yet the fleet gets the benefit in time saved and errors avoided. Crew performance and compliance start with the shore team.

“Because great crews do not start on board,” she said. “They start with great people ashore.”

source : vesselperformance

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