Making safety work: How data and digital tools are changing life at sea

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Posted on May 12, 2026 in blog | 0 comments

The conversation around seafarers’ safety is not confined to equipment or procedures. Increasingly, it is about information; how it is captured, shared, and turned into meaningful action. In an industry shaped by rising regulatory demands and operational complexity, data, digitalisation and artificial intelligence are practical tools advancing daily life on board. For Esa Henttinen, EVP for Safety Solutions at NAPA, this is the starting point: safety improvements begin with reducing the burden on crews rather than adding to it.

Reducing burden, restoring focus

Administrative workload has grown sharply in recent years, driven by overlapping regulatory frameworks. According to industry findings, “54%… said that the workload has increased because of this reporting… [and] 44%… said that this reporting is causing a higher stress.” More strikingly, “about one-third had fears of criminalisation due to possible reporting mistakes or errors.”

Against this backdrop, digitalisation can either ease pressure or exacerbate it. The difference lies in implementation. Poorly designed systems merely replicate paper processes on a screen. Effective ones rethink workflows entirely.

“The starting point should be that you type in the information only once,” Henttinen explains, emphasising integration across systems. “If something is typed in… it goes to other reporting needs… automatically.”

This shift, from repetitive input to automated data sharing, has tangible outcomes. One operator reported saving 2,000 hours of administrative time per vessel annually after adopting digital record-keeping. More importantly, it allows crews to refocus on core responsibilities.

“If we turn it around with the technology, then you are more observing than creating the inputs,” Henttinen says. “You have time to focus on the essential things.”

Digital permit-to-work systems offer a clear example. Beyond eliminating paperwork, they enforce process integrity and improve situational awareness. Tasks are sequenced correctly, risks are flagged in advance, and communication becomes immediate.

“It’s not only… digitalising something that’s been on paper,” he notes, “but thinking end to end how you can improve things.”

The result? Safer decision-making that ensures that critical steps are neither missed nor rushed under pressure.

From information to foresight

If digitalisation provides the foundation, AI builds on top of it, but cautiously. Henttinen is unequivocal about the role of human judgement: “Humans are always in control. AI is only assisting.”

The value of AI lies in its ability to detect patterns that may not be immediately visible. Once operational data is structured and reliable, systems can begin to identify emerging risks and suggest preventive actions.

“You can start to detect patterns that could be causing a safety risk… not visible to the human,” he says.

In practice, this could mean recognising hazardous environmental conditions or identifying unsafe task overlaps before they escalate. Rather than replacing the officer on watch, AI acts as an additional layer of awareness.

Crucially, this depends on data quality. Fragmented or inaccurate inputs can undermine safety insights. To address this, systems must be designed to recognise inconsistencies and communicate them clearly.

“If information is missing, we are openly telling the crew because their decisions are based on the correct information,” Henttinen explains.

This transparency reinforces trust, an essential condition for adoption.

Looking ahead, the industry is moving towards predictive safety management, where incidents are anticipated rather than reacted to. Progress is already visible in areas such as cargo handling, where machine learning can flag unsafe configurations, and in fatigue-related risk monitoring.

Yet the ambition is not purely technical. It is also human. Improved connectivity, for instance, has enhanced both operational support and crew wellbeing. Shore-based teams can provide analytical backing without undermining onboard authority, while access to communication reduces isolation and stress.

“Everything is interconnected,” Henttinen reflects, pointing to the broader ecosystem shaping safety outcomes.

When designed around real onboard conditions, digital tools do more than streamline processes; they restore time, reduce stress, and strengthen decision-making. In doing so, they shift safety from compliance to capability, placing seafarers in a better position to do what matters most.

source : thedigitalship

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